Arbetsordersystem för arbetsordrar

Mobilapplikation – iOS/Android

Lägger ni mycket administrativ tid på att hantera era arbetsorder? Är det svårt att få överblick och hålla koll på status på jobben? Är det mycket onödigt åkande för att hämta ut och lämna in order? Händer det att ni gör inköp och hinner fakturera kunden innan ni själva fått leverantörsfakturan?

NEXT hjälper dig med hela flödet – orderregistrering, återrapportering av tid och egna resurser, ÄT:or, foton, checklista, inköp material samt fakturering. Du följer dina order i realtid och allt sköts helt digitalt, utan ett enda papper. Dessutom kommer allt med till faktureringen, inga lappar ligger kvar i benfickor eller i bilarna.

Registrera, planera och dela ut order till arbetspoolen eller serviceman

  • Arbetsordern kan läggas upp på kontoret och skickas ut till fältpersonalen, eller så föds arbetsordern mobilt direkt ut i fält.
  • Ordern kan planeras i en grafisk kalendervy eller i en vanligt excel-liknande matris.
  • Orden kan läggas på enskild serviceman eller på en grupp (pool). Därutöver kan man även låta arbetsledaren ha mobil tillgång till alla order på sin grupp.
  • Gäller det återkommande order, garantibesiktningar eller liknande lägger man upp en påminnelse som automatiskt genererar ett mail då datumet närmar sig.

Mobil arbetsorderlista

  • Respektive serviceman ser endast sina egna order, men kan också öppna upp ”poolen”, d v s den grupp av servicemän som ingår i gruppen.
  • Orderlistan kan i mobilen sorteras på både datum/tid, projekt/kund eller i nummerordning vilket innebär att det blir en mycket flexibel ”att-göra-lista”
  • Orderna kan också filtreras på status och poolen har också en egen flik. Just poolen är mycket användbar vid tillfällen då du är klar med ditt ordinarie uppdrag men har några timmar kvar till dagens slut. Öppna poolen och plocka ett jobb där!
  • Har man på ordern registrerat en adress eller gps-koordinater kan man också få en kartbild över var de är belägna geografiskt.
  • I takt med att man betar av med sin orderlista uppdaterar man status till t ex ”Utförd”, ”Utförd, avvakta levfaktura”, ”STOPP – sprängning krävs” eller liknande. Vilka status just du vill ha är dynamiskt och konsekvensen blir att man på kontoret kan följa orderstatus i realtid.

Ge kunden tillgång till aktuella order

  • Via NEXT Portal ger du kunden tillgång till aktuella order. Glöm därmed alla onödiga och tidskrävande mail, även kunden kan följa order i realtid och kan därmed digitalt godkänna order för fakturering.
  • Man kan även ge kunden tillgång till mobil inloggning innebärande att denne kan registrera kompletta nya order direkt i fält med beskrivning, gps-koordinater, foton, etc. Status kan sedan t ex sättas till ”Klar för utförande” eller ”Önskar offert” varvid entreprenören tar jobbet vidare enligt kundens önskemål.

Checklistor, dokument och foton

  • Hur bra är det att alltid ha med sig komplett dokumentation om jobbet i den mobila enheten? Det kan röra sig om ritningar eller monteringsanvisningar men också foton från felanmälningar eller besiktningar.
  • Detsamma gäller orderns checklista som även den blir papperslös och kan bockas av direkt i mobilen. Med allt pappersplock borta är det bara att trycka på knappen för att få ut en komplett dokumentation av jobbet

Fakturaunderlaget klart på plats

  • Vid utförandet plockar servicekillarna direkt från á-prislistan med följden att både intäkt och kostnad skapas i realtid på plats. De vanligaste artiklarna/posterna hanteras i en snabbvalslista som finns tillgänglig direkt bakom ordern.
  • Med alla uppgifter om utförandet klart på plats så är också fakturaunderlaget klart i samband med att servicemannen stänger ärendet.
  • Efter godkännande och eventuell komplettering av arbetsledningen är det sedan endast ett knapptryck för att generera fakturan till kund.
  • Finns krav på att order är signerad före fakturering så finns stöd för detta direkt i den mobila enheten.

Vill du veta mer?

Boka en förutsättningslös demo och diskussion kring vårt erbjudande – NEXT.

Boka demo

Några av våra kunder