(Logo) NEXT! Verktyget för Tid, Arbetsorder och Projekt i Bygg och Entreprenadbranschen. Av byggare för byggare.

demo

personalliggare

 

Fr o m 2016-01-01 kommer Skattemyndigheten att kräva att det finns en elektroniskt förd personalliggare på byggarbetsplatser i Sverige.

Undantag gäller för uppdrag mot privatpersoner och för åtaganden där den totala byggkostnaden är maximalt fyra basbelopp. Ansvaret för personalliggaren åligger formellt byggherren, men man kan utgå från att detta ansvar ofta kommer att delegeras till entreprenören.

Mer info finns på https://www.sverigesbyggindustrier.se

Elektronisk personalliggare ingår i NEXT

Till hösten 2015 kommer en personalligare att integreras i NEXT-modulen Dagbok.

Personalliggaren kommer att hämta all grundinformation om såväl egen personal som UE från de ordinarie registren i NEXT, varför det inte kommer att krävas någon extra hårdvara, installationer eller annan teknisk utrustning utöver en smartphone eller läsplatta.

Varje registrering och redigering av personal på arbetsplatsen loggas automatiskt med id och klockslag och uppfyller därmed Skatteverkets krav på spårbarhet.

Vid en eventuell revision kan personalliggaren presenteras direkt på en valfri internetansluten enhet, smartphone, läsplatta eller dator.

Läs mer om NEXT här!

Kontakta Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den. +46 708 54 78 07, för att få mer information! 

 

Beslut om att gå vidare med NEXT Personalliggare - etapp 2 (2016-03-02)

NEXT Personalliggare etapp 1 rullar sedan några veckor tillbaka och kan användas kostnadsfritt av samtliga NEXT-kunder som har ordinarie NEXT-abonnemang (ej NEXT Small Business).

Efter önskemål från ett stort antal kunder kommer utvecklingen av NEXT Personalliggare etapp två att utvecklas under våren 2016. Beräknad leverans under maj månad. NEXT Personalliggare etapp 2 kommer att kräva begränsad tillgång till NEXT Portal där extern personal kommer åt att checka in/ut på aktuella projekt i en mobiltelefon utan att arbetsledning eller annan administrativ personal är involverad. Ansvaret för att administrera extern personal åläggs respektive UE (via NEXT Portal).

Inte heller denna version kommer att kräva någon form av hårdvara i form av monterade kortläsare, identitetskort eller extern programvara. Tillgången till NEXT Portal kommer att innebära en kostnad motsvarande 10% av ordinarie NEXT-abonnemang för perioden, och inkluderar obegränsat antal projekt och involverade externa användare. Komplett statistik över användandet kommer att kunna plockas ut ur NEXT, och det finns inget som förhindrar att man vidarefakturerar kostnader för administration och nyttjande av personalliggaren till underentreprenörer och/eller beställaren. Den mobila applikationen kommer i etapp 2 att utformas enligt bildexemplet nedan.

in ut

Uppdaterad information avseende elektronisk personalliggare i NEXT (2016-01-18)

Den elektroniska personalliggare som nedan presenteras under rubriken "Personalliggare i NEXT - etapp 1" testas just nu i skarp drift, och fr o m 2016-02-08 kommer alla NEXT-kunder som har tillgång till modulen Dagbok att ha fri tillgång till personalliggaren. Denna etapp 1 uppfyller samtliga SKVs formella krav på en elektronisk personalliggare, och har inga krav på hårdvara eller speciella ID-handlingar, exempelvis ID06-kort.

Frågeställningen kring om man kunde tolka lagen på så sätt att man checkade in personal enligt principen "behörig att vara på arbetsplatsen" fick följande svar från SKVs handläggare (citat):

Om jag tolkat din fråga rätt så undrar du om det är ok att personer som inte är verksamma står som inskrivna i personalliggaren ? I nuläget kan Skatteverket inte hitta stöd för det förfarande som du föreslår.

I den fortsatta mail-växlingen framkommer dock (citat):

Din fråga har i lite olika tappningar ställts till Skatteverket ett otal gånger. Skatteverkets avdelning har ett pågående arbete för att se över frågan.

I den vidare kommunikationen förmedlades också att man har insett det orimliga i tidplanen, och under det första halvåret 2016 kommer man knappast att riskera några kontrollavgifter om man har NEXT och hävdar att man avvaktar teknisk leverans. (citat):

På Skatteverkets hemsida har man skrivit att Skatteverket kommer att ha en ”mjuk linje” första halvåret när det avser kontrollavgifter. (se informationstext från SKV nedan)

Just nu avvaktar vi vidare information innan beslut tas om hur vi går med etapp 2 av personalliggaren i NEXT, och vilken utformning den kommer att få.

Uppdaterad - viktig information avseende SKVs krav på elektronisk personalliggare (2015-11-30)

Ett nytt förslag på tolkning av SKVs regelverk för elektronisk personalliggare kan komma att innebära att kortläsare, mobilinloggning och all form av personlig/daglig in- och utcheckning blir överflödig. För att undvika kostsamma och onödiga investeringar avråder vi alla berörda företag att avvakta beslut om inköp av olika former av systemlösningar tills besked inkommit från SKV. Har du det framtida ansvaret för företagets elektroniska personalliggare bör du ta del av informationen nedan.

Så gott som samtliga befintliga NEXT-kunder är små och medelstora företag med en stor mängd arbetsplatser där det av olika skäl är orimligt/omöjligt att montera kortläsare och grindar för in- och utpassage till arbetsplatsen. Då vi i dagsläget representerar drygt 130 berörda arbetsgivare, med totalt tusentals användare som berörs av regelverket, försöker vi i en dialog med Skatteverket finna en pragmatisk tolkning av reglerna kring de nya kraven på elektronisk personalliggare. Med anledning av detta har vi till SKV formulerat en inlaga där vi tolkar regelverket på så sätt att vi varje dag checkar in all personal som är behörig att vara på arbetsplatsen. Det kan låta som en liten skillnad, men i verkligheten skulle det innebära en dramatisk förenkling för berörda företag.

Med denna tolkning kan vi vid projektstart tala om vilken egen personal som är behörig att vara på arbetsplatsen under projekttiden, och därefter ålägga våra UE att göra samma sak via en webblänk. Då respektive UE löpande kommer åt sin personal via webblänken är det också upp till dem att hålla denna information uppdaterad. Vid en eventuell revision från SKV kan det då t ex finnas nio verksamma personer införda i den elektroniska personalliggaren som är behöriga att vara på arbetsplatsen, och av dessa är det just nu fem stycken på plats. Övriga personer kan vara på andra arbetsplatser, hämta material, eller av annan anledning vara frånvarande.

Ur ett kontrollperspektiv innebär detta ingen försämring för SKV. Ur deras perspektiv är det viktiga att samtliga verksamma personer på arbetsplatsen kan identifiera sig, och finns införda i den elektroniska personalliggaren.

Godkänns tolkningen ovan skulle all form av hårdvara i form av kortläsare, grindar för in/ut-passage, samt krav på att respektive person ska checka in/ut varje gång denne anländer/lämnar till en arbetsplats försvinna.

Med anledning av ovan är det vårt råd till både befintliga NEXT-kunder och övriga berörda företagare, att avvakta med alla typer av investeringar i hårdvara, eller systemlösningar som bygger på daglig in/ut-checkning via t ex mobiltelefoner eller läsplattor. Får vi gehör för vår tolkning av regelverket kan alla sådana investeringar visa sig vara onödiga. Inlagan lämnades till SKV 2015-11-17, så svar från SKV väntas inom någon vecka.

Så här långt har vi krävt en installation av NEXT för att kunna komma åt vår elektroniska personalliggare, men blir det ett positivt svar från SKV kommer vi att erbjuda den ovan beskrivna lösningen som en ren webbtjänst även till kunder som inte vill ha en full version av NEXT, utan enbart söker en elektronisk personalliggare. Teknik och infrastruktur finns redan färdig i befintlig NEXT-version - det krävs mycket litet arbete för att även nyttja tjänsten enbart som personalligare.

Den som vill ha mer info kan ladda ned den kompletta inlagan till SKV här: pdf

Krav på elektronisk personalliggare på byggarbetsplatser (2015-10-29)

Som de flesta nog känner till så träder en ny lag avseende krav på elektronisk personalliggare i byggbranschen i kraft fr om 2016-01-01. För att slippa behovet av ytterligare ett administrativt system har många befintliga NEXT-kunder hört av sig till oss och undrat om vi tänker göra något i NEXT, och i så fall vad. Svaret är JA, det kommer vi att göra, och nedan följer kortfattad info om både vad lagen föreskriver och hur vi, i två etapper, avser att uppfylla lagkravet i NEXT.

Kort om den nya lagen (komplett information finns på: www.skatteverket.se/personalliggare)

  • Det är byggherren som har det egentliga ansvaret för den elektroniska personalliggaren, men denne har rätten att delegera ansvaret till en total-, eller generalentreprenör, vilket vi kan förutsätta kommer att ske.
  • Alla jobb med en total byggkostnad större än fyra prisbasbelopp (=ca 180.000 kr), och där byggherren är en juridisk person berörs av den nya lagen.. Observera att detta innebär att allt arbete mot privatpersoner EJ berörs av den nya lagen.
  • Personalliggaren ska vara elektronisk, och i varje stund kunna visa vilken personal som finns på arbetsplatsen.
  • Personalliggaren ska vid en revision kunna presenteras för personal från Skattemyndigheten.
  • Uppfylls kraven enligt ovan lägger sig inte Skattemyndigheten i hur liggaren förs, eller vilken utrustning som används. Skattemyndigheten har t ex inga krav på passersystem, eller automatiska kortläsare (t ex ID06).
  • På marknaden finns just nu ett antal aktörer som aggressivt bearbetar branschen och hävdar att man "måste ha kortläsarsystem" fr o m 2016-01-01. Detta är alltså inte korrekt, och i vissa delar t o m rent vilseledande information. Kravet från Skattemyndigheten är att man måste ha en elektronisk personalliggare och inget annat.
  • Mer info om lagen finns på www.skatteverket.se/personalliggare
  • OBS VIKTIGT! Se information nedan från Skattemyndigheten där man insett det orimliga i den tidplan man har satt upp, och gett branschen lite respit.

 

Skatteverket informerar


Personalliggare i NEXT - etapp 1

Den nya personalliggaren i NEXT Dagbok är avstämd och godkänd av Skattemyndigheten och beskrivs kortfattat nedan.
Då en mycket stor majoritet av NEXT-kunderna i huvudsak bedriver mindre entreprenader finns det ett grundläggande krav att man inte ska behöva montera kortläsare med in-/utpassage på varje enskild arbetsplats som kräver personalliggare. För att lösningen nedan ska fungera krävs att arbetsledaren (eller annan utpekad ansvarig) har mobil tillgång till NEXT och modulen Dagbok vilket ingår i ordinarie NEXT-abonnemang.

  • Kontaktpersoner finns redan tillgängliga i leverantörsregistret i NEXT. Vi kompletterar informationen om dessa personer med fältet "Personnummer". I och med detta är Skattemyndighetens krav på identifiering klar.
  • NEXTs Dagbok kommer att få ytterligare en ny undermodul - "Närvarande arbetsstyrka".
  • Bilden nedan åskådliggör principen. Man checkar in respektive ut personal genom att klicka på raderna och bekräftar in/utcheckning.
  • På mindre arbetsplatser är det ofta samma personal som kommer varje dag, och funktionen "Kopierande föregående dag" innebär att gårdagens arbetsstyrka kan checkas in med ett klick på skärmen. Är t ex elektrikern frånvarande under dagen korrigerar man genom att direkt checka ut honom.
  • All personal som någonsin varit på arbetsplatsen visas i skärmen, vilket medför att all aktuell personal oftast visas på första sidan. Enkelt att hitta.
  • I bilden nedan motsvarar Röd = "Ej närvarande", respektive Grön = "Närvarande"

Dagbok NEXT - närvarande arbetsstyrka

  • Till ovanstående kommer det att tas fram en rapport som både i realtid och historiskt visar vilka personer som är eller har varit på arbetsplatsen.
  • Den ovan föreslagna NEXT-lösningen är tänkt för mindre och medelstora arbetsplatser med ett begränsat antal individer att hålla reda på.

Personalliggare i NEXT - etapp 2

NEXT är en molntjänst, och tekniskt är det därmed enkelt att via NEXT Portal låta respektive person (intern personal eller UE) checka in/ut på projekten via en länk/genväg på sin egen mobiltelefon. För att verifiera att personen verkligen varit på platsen bör vi i detta fall även spara positionen. I och med att det är en lag att föra personalliggaren har ansvarig entreprenör rätt att spara den här informationen avseende aktuell arbetsplats.

Just nu är det en väldig turbulens kring Skattemyndighetens krav, rättigheter att läsa ID06-kort, ackrediteringar, etc. Vi kommer att avvakta beslut om en etapp 2 tills läget klarnar. Som det ser ut just nu kommer vi dock att ta fram en etapp 2 av NEXT Personalliggare under våren 2016. Med tanke på skrivningen på SKV:s webbsida ovan bör det räcka med att hävda att man har NEXT och avvaktar den tekniska lösningen som ska levereras inom kort. Här lyssnar vi på våra kunder så det är upp till er att höra av er hur ni ser på utvecklingen.

En etapp 2 kommer att kräva tillgång till NEXT Portal där både intern och extern personal kommer åt att checka in/ut på aktuella projekt direkt i sin egen mobiltelefon helt utan att arbetsledningen är involverad. Inte heller denna version kommer att kräva någon form av hårdvara i form av monterade kortläsare eller extern programvara. Tillgången till NEXT Portal kommer dock att innebära en kostnad. (Tjänsten är inte prissatt ännu, men det kommer inte att vara några skrämmande belopp). Den mobila applikationen kommer i etapp 2 att utformas enligt bildexemplet nedan.

Checka in och ut i personalliggaren

 

Har ni frågor kring personalliggarens utformning i NEXT kan ni kontakta undertecknad, alternativt kollegan Nils Nordenjack 070-854 78 07, Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Vänliga hälsningar

Anders Jacobson
Produktägare NEXT
070- 821 31 91
Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.



 ME InköpVisma Integration PartnerexcitecFortnox   Briljant